Die digitale Lösung spart viel Zeit

Immer mehr Kliniken suchen heute online nach freien Pflegekapazitäten. Mit dem richtigen Anbieter profitieren auch ambulante Pflegedienste von einer digitalen Vernetzung.

Ein Interview mit Chris Schiller, Gründer und Geschäftsführer der Pflegeplatzmanager GmbH

Herr Schiller, Sie haben vor zwei Jahren als Leiter einer Pflegeeinrichtung den Pflegeplatzmanager gegründet, eine digitale Plattform, die Kliniken und Nachversorger miteinander vernetzt. Wie kam es dazu?
Die Idee ist direkt in der Praxis entstanden. Alexander Bauch, ebenfalls Heimleiter, und ich kannten die Probleme der Überleitung zwischen den Sektoren sehr gut: schlecht strukturierte Prozesse, extrem viele Anrufe, ein hoher zeitlicher Aufwand. Oft war aufgrund der Auslastung bereits klar, dass kein Bewohner aufgenommen werden konnte. Trotzdem gab es viele Anfragen zu beantworten. Wir haben deshalb ein digitales Tool entwickelt, das für die Einrichtungen mit möglichst wenig Zeitaufwand einhergeht.

Auf dem Markt gibt es diverse Pflegeplatzbörsen, die freie Pflegekapazitäten vermitteln. Was ist der Unterschied zum Pflegeplatzmanager?
Die meisten Pflegeplatzbörsen funktionieren nach dem gleichen Prinzip: Einrichtungen und ambulante Pflegedienste können ihre freien Pflegekapazitäten online einstellen und erhalten daraufhin Anfragen. Das hat aber zwei wesentliche Nachteile: Zum einen bindet es viel Zeit, die Börse laufend aktuell zu halten sowie zeitnah Plätze einzustellen und wieder herauszunehmen. Zum anderen müssen die Einrichtungen und Pflegedienste mit vielen Anrufen rechnen, wenn ein freier Platz online ist. Auch das kostet Zeit.

Was ist beim Pflegeplatzmanager anders?
Bei unserer Plattform läuft der Prozess anders herum. Wenn eine Klinik für die häusliche Pflege einen ambulanten Pflegedienst sucht, stellt sie ein pseudonymisiertes Patientenprofil mit Angaben zum Pflegegrad, speziellem Pflegeaufwand und weiteren Informationen auf der Plattform ein. Die ambulanten Pflegedienste, die Routen am gewünschten Versorgungsort fahren, erhalten dann eine Kapazitätsanfrage. Damit können sie im Vorfeld einschätzen, um was für einen Patienten es sich handelt und wie er am besten in die Tourenplanung passt. Die Anfrage erfolgt also passgenau und spart damit viel Zeit.

Wie schnell müssen sich ambulante Pflegedienste auf Anfragen melden?
Im besten Falle reagieren sie innerhalb weniger Stunden. Bei jeder Anfrage werden sie über Push-Nachrichten oder per Mail informiert. Es reicht also, morgens und mittags ins System zu schauen, ob Anfragen zu beantworten sind. Habe ich die Möglichkeit den Pflegebedürftigen zu versorgen, melde ich das an die Klinik zurück und kann bei Bedarf mit dem Sozialdienst oder Case Manager telefonieren. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, nach erfolgter Abgabe eines Hilfeangebotes, datenschutzkonform angehangene Dokumente wie beispielsweise den Überleitbogen und andere wichtige Dokumente einzusehen.

Was passiert, wenn drei ambulante Pflegedienste gleichzeitig zusagen?
Welcher Pflegedienst letztlich die Versorgung übernehmen darf, entscheiden allein der Patient und seine Angehörigen. Oft spielen individuelle Motive eine Rolle, zum Beispiel: Bekomme ich bei der Versorgung meine Wunschzeiten zugesichert? Wird überwiegend die gleiche Pflegeperson kommen? Jede Institution kann dazu ihr Leistungsund Pflegeprofil auf dem Pflegeplatzmanager einpflegen. Oft möchten der Patient und die Angehörigen auch mit der Leitung des Pflegedienstes sprechen, bevor sie eine Entscheidung treffen. Wir stellen mit unserer Plattform nur den Erstkontakt her. Nachdem sich der Patient für einen Pflegedienst entschieden und die Klinik dieser Einrichtung zugesagt hat, erhalten die zwei weiteren Pflegedienste über die Plattform automatisch eine Absage.

Was sind weitere Vorteile des Pflegeplatzmanagers?
Alle Angebote werden ohne Verzerrung und Bewertung an den Patienten weitergeleitet. Wir verzichten komplett auf Scoring-Algorithmen, bei denen zum Beispiel die Reaktionszeit der Pflegedienste auf eine Anfrage bewertet wird. Ein wichtiger Vorteil ist auch, dass der Pflegeplatzmanager für die nachsorgenden Einrichtungen kostenfrei ist. Kliniken und andere Akteure zahlen hingegen eine monatliche Pauschale. Gerade in der aktuellen Situation hilft das Tool den Betroffenen sehr. Durch die Krise haben viele ambulante Dienste einen Aufnahmestopp, dadurch steigt der Aufwand der Nachversorgersuche deutlich an. Durch die automatisierte Möglichkeit, den Aufnahmestopp anzuzeigen, helfen auch diese Akteure den Betroffenen durch die schnelle transparente Darstellung der Aufnahmesituation.

Wie kommen Ihre Nutzer mit dem Handling der Plattform zurecht?
Wir bekommen sehr gute Rückmeldungen von unseren Nachversorgern. Hervorgehoben wird, dass die Plattform selbsterklärend und intuitiv bedienbar ist. Wir bieten zudem Tutorials und einen umfangreichen Support- Service an. Wichtig ist uns auch, in den Regionen, in denen wir tätig sind, ein Netzwerk aus Kliniken und Nachversorgern aufzubauen. Damit verbunden sind regelmäßige Netzwerktreffen. Unser Erfolg zeigt, dass dieser Ansatz funktioniert. In bestimmten Regionen in Baden-Württemberg wie Stuttgart oder Heilbronn sind rund 85 Prozent der Nachversorger über den Pflegeplatzmanager vernetzt.